如今的职场中，能够把话“说”清楚，看似简单，却正在成为一项极为重要的能力。
现代职场中许多交流都是以比如电子邮件、微信、企业微信、钉钉等即时通讯工具进行交流，在这样的情况下，倾听被屏幕上的文本阅读所取代。文字化的交流因缺乏眼神、语调或者肢体语言这样的方式而变得传达不当或理解偏差。

我们会发现直接看屏幕的时候理解程度不如打印出来看，我们倾向于浏览和寻找要点，很少完整阅读。而在需要回复信息时，我们会觉得要写的邮件太多、负担沉重，结果最后写出的回复乱七八糟、简短生硬，或者表意不明。 在这样的情况下，认真阅读就是倾听的新形式，文笔清晰则是新的同理心。所以当下次我们进行文字方面的沟通时，可以通过以下三点进行注意：
一、我的邮件是否过于简短？
我们在工作中的阅读能力下降，一个更明显的原因是我们往往飞快地浏览，很容易忽略细节。其实很多人并没有自己以为的那么忙。这样匆忙会带来一些问题：速度和与之相伴的焦虑影响了交流时的准确、清晰和尊重。 所以请你慢下来，注意沟通中的细节。如果收到比较长的汇报线上会议情况的邮件，你要针对邮件中具体的部分回应，不要泛泛而论。这代表你投入时间认真阅读了对方花时间进行思考的内容。 职级较高的人发言简短的现象并不少见。草率的信息和邮件、糟糕的语法和拼写错误，传达出一个信息：“我们没时间关注！”某投资银行有个流传已久的笑话，说越资深的人发邮件或发信息表态用的字数越少。你刚入职的时候会写“非常感谢您！”，经过一两次晋升之后就会变成“谢了”。 发言简短会让一个人显得很重要，但也会影响你所在的团队和业务。收到一封匆忙草率的邮件，收件者不得不先花时间理解其内容，导致后续工作延迟，还有可能由于误解产生代价高昂的错误。 邮件发出之前还要自己校对一下。误解往往源于一句话里漏了一个词，或者标点符号造成了歧义。可以利用拼写检查等校对软件。校对既是习惯，也是一种技能：把传达信息清晰无误作为自己引以为豪的长处，员工就会更加认真对待你写出的东西。
二、我的语气怎么样？
要留意自己发出的信息看起来是什么效果。信息的语气传达出的态度或性格，是读写技能的另一个关键因素，可能也是最重要的表达同理心的工具。由于在文字信息交流的过程中我们会习惯性的减少文字量，有时会错误传达我们的情绪，造成不必要的误解与误会。因此在文字交流时，要考虑对方看到你的文字时会怎样认知你的“情绪”，要视需要表达好自己的语气。
三、选择直接沟通效果可能会更好 邮件和群聊等文字交流方式可能会让我们的沟通效率很低，有时不能得到及时的回复，有时则由于看不懂对方的信息进而产生一堆无关紧要的琐碎交流。这个时候，通过当面沟通，或者电话、视频、线上会议则促使我们提出正确的问题，还可以同时传达善意，节约大量时间。 如果你收到了意义不明的信息或邮件，完全可以考虑要求语音、视频乃至直接见面沟通。如果是敏感话题，请对方打电话过来简单解释，会显得你考虑周全。回应问题之前稍停几拍，非但不会让你显得优柔寡断，还会让对方觉得你在认真倾听、认真对待自己的工作。 由于在线交流的难点在于无法用目光、说话语调和肢体语言辅助表意，所以把“话”说清楚，用良好的读写技能代替肢体语言是一项不可或缺的重要技能，可以确保全体团队成员达成一致，通过网络充分发挥各自的工作才能与高效协同。
文章内容取材于哈佛商业评论中埃丽卡·德旺(Erica Dhawan) |文 朔间|译  周强|编校的文章《把话“说”清楚，是当代职场人的基本修养》，如侵害创作者的权益，请联系删除，谢谢