编者按：弹性工作形式日渐兴起，越来越受到人们的青睐。上月中旬，淡马锡在 YouTube 发布了一个视频，标题为“未来：联合办公的兴起”。视频中提到：“到 2010 年，大约有 50% 的美国工人将成为自由职业者”。此外，它还指出仅新加坡地区的联合办公场所就已经从 2009 年的一处增长至现在的 36 处。联合办公和弹性工作形式的益处自然不必赘述，如何在企业中成功实行弹性工作策略却鲜有人提及。本文作者 Edwin Mak 就个人相关经验由此得出见解，分享了对于企业来说，如何有效地推行弹性工作体制。
个人经验
我目前在时尚电子商务企业 TokiChoi 工作，最近，公司刚搬到了 The Great Room 一处新的联合办公场所，之前我们在一处名为 The Working Capitol 的联合办公地点工作了一年多的时间。
我认为“联合办公”和“弹性工作”是两个很棒的词汇，他们为我的工作带来便利，也为那些与我共事的人带去惊喜。我提倡联合办公和弹性工作，最大的一个原因是由于它的多样性。我不仅能够结交到不同生活背景的人，也能够在不同的地点工作。后者对我而言尤其可贵，因为可以让我不停地发现新事物（或是从新角度来看待旧事物）。我最有效率的一些时候实际上都是在常规办公之外的时间，每次我搬到新地方之后，都有一种从头开始的感觉。完全是一张白纸，你可以拥有充分的自由，并将全部的精力集中到你真正想做的事情上。
但是，弹性工作可能并不是适合所有人，至少一开始的时候并不会适合所有人。许多人应该不习惯于这种工作时间安排，并且需要进行某种转变来适应弹性工作形式。
如何让弹性工作形式发挥作用
确定需求
我认为要想恰当地部署弹性工作体制，第一步就是要确定企业和员工的需求是什么。这也是许多人都没弄清楚的地方，一张新的乒乓球桌或一片办公桌轮用区域可能并不是员工所需要的。企业需要通过问卷调查，询问一些基本问题来了解员工需求：
企业员工大多数是千禧年一代还是婴儿潮时期（美国第二次世界大战后的"4664"现象:从 1946 年至 1964 年，这 18 年间婴儿潮人口高达 7600 万人）人群？
对于企业员工来说，一个典型的工作日（‘用户旅程’）应该是怎样的安排？
通过了解这些问题，企业可以更好地确定他们的员工是否适合弹性工作体制安排。在我工作的地方，我们的小团队有 8 个人，其中有几个家里有小孩需要照顾。当这些小孩不上学，必须在家的时候我的那些同事们可以在家工作，也可以带孩子一起上班。这种现象已经不算新奇，但我想表达的是对于企业管理人员来说，重点是要了解员工的需求，这样就可以根据需求来相应调整工作形式。
大企业在这方面的实施难度要大一些，因为他们的员工数量多，但现实中又不存在一个能够适合所有员工的工作安排策略。所以，对于上层管理人员来说，最关键的是要确定大多数人的需求。至于要确保战略安排自上而下的贯彻实施，中层管理人员在帮助战略执行以及改进方面可以发挥重要的作用，下文会在这方面做深入探讨。
现在，许多企业都在推行一些看似十分有吸引力的安排，例如办公桌轮用以及零食餐点等，但对于企业来说，更重要的是去具体检查这些安排是否有效。据我观察，其中许多都是一种“速效方案”，在最开始的时候效果比较明显，但是可持续性效果一般。诚然，相对于弹性工作安排来说，零食餐点的投入成本计算相对容易的多，要将弹性工作安排的益处进行量化对比目前来说仍是一个挑战。但是，新的工作形式也需要新的方法来检视，而这一方法每个企业应该各有不同。现在仍处于变革的早期阶段，在企业确定了最适合自己的方式后，上述问题也会变得更加清晰。
2. 确定规则和目标
确定了企业以及员工的需求之后，下一步就是要制定一些规则并设立目标。与外界认为的可能恰好相反的是，弹性工作并不意味着规则较少，为了让弹性工作安排充分发挥作用，甚至可能需要更多的一些规则和约束。以下几个问题供参考：
什么时候可以在家里工作？可以多频繁在家里工作？
这种弹性工作安排会影响到员工的工作效率吗？应该将期望值设为多少？
有哪些沟通渠道？
即便是同一家企业，这些规则和目标也存在变化，尤其是那些大型企业组织。同样，如上文提到，在实施过程中，中层管理人员将发挥重要作用，帮助调整及细分属于他们直接领导下的群体规则和目标。这里的一个关键问题是要让员工在早期需求确定阶段就参与进来，提供给他们一个机会在这整个过程中都能发挥积极作用。完全地采取自上而下的方式并不可行，因为这是一个双向互动反馈的问题。传统上，都是企业选择办公场所，员工被动去适应，现在这种权利分布趋向均匀化，企业也必须了解如何来赋予员工主动选择的权利。这是一个根本性的变化，也需要一种不同的方法。
3. 从小做起
这一点对于大企业来说尤其适用，开始阶段要从小做起。这并不是一个竞争，去比拼哪一个企业为员工提供最棒的弹性工作安排。企业只需确定什么安排是最适合自己员工的，然后将这些措施坚持下去即可。任何弹性工作安排都需要整个企业人员的支持，对于企业来说，如果推行了一整套的弹性工作安排却由于规则约束太多而没有员工愿意去采用，这也是管理人员最不想看到的场景。所以，保持规则简单，便于员工采用，有助于企业快速推行弹性工作安排，并获得员工反馈，了解哪些是有效的，哪些地方需要改进，从而形成一种良性循环。
4. 不要忽视中层力量
要让弹性工作体制发挥作用，必须从企业上层管理者开始，这些管理者需要相信弹性工作的作用并且进行积极地推动。他们需要确保这种弹性工作安排对于员工来说是可以实际采用的，如果一名员工的工作量太多，要求他一直坐在办公桌前，那就没法实现这种工作与生活的平衡。虽然是由企业上层领导人负责制定弹性工作体制，但具体执行过程中，是中层管理人员在发挥着很大的作用。因为，通常也是由中层管理者来负责领导企业员工，并协调他们的工作量。
5. 信任员工
企业需要信任自己的员工，能够让弹性工作安排发挥必需作用。同时，员工也需要承担自己的工作职责，负责好自己份内的工作任务。这是一种相互的关系，需要进行大量的沟通才能实现最佳效果。我喜欢将这看作是一种“翻转课堂”（The Flipped Classroom）教学模式，重新调整课堂内外的时间，讲课和作业时间被翻转，学生在家观看教学影片，然后课堂会转变为互动研讨会，用来做作业、做实验、分组讨论、提问题及重点归纳等等。在工作场合应用类似的模式，员工化身成为学习者角色，从而更加积极地参与到工作中。
诚然，没有一种弹性工作体制会实现 100% 的成功，正如现在的一些科技，例如互联网，总会发生滥用或者使用不当的情况，但这并不影响企业为自己所用，能中受益。给予员工充分的信任是推行弹性工作机制的关键所在，及时掌握员工反馈，对于那些有效的，加大实施力度，对于其它成效甚微的，废除并继续探索。
结论
以上所提的 5 个部分，每一部分都需要融入到更宏观的企业战略之中，只有支持企业的宏观战略，弹性工作机制才更有可能实现。实体工作场所和工作环境只是一个企业及其员工所信任的一种表现形式，你的企业代表的是什么？如何让某一种弹性工作体制推动公司愿景的实现？这些都是现代企业需要考虑的问题，它们需要了解如何让企业工作场所相关战略赋予员工更高的权利，发挥他们最大的潜力。毕竟，工作场所并不重要，工作方式才最重要。
